Sukcesja firmy za życia: pięć dokumentów, które przedsiębiorca powinien przygotować

Dokument 1: zarządca sukcesyjny wpisany do CEIDG

Zarządca sukcesyjny z chwilą śmierci przedsiębiorcy przejmuje prowadzenie jednoosobowej działalności — pod dotychczasowym NIP-em, z pracownikami i umowami (art. 7 ust. 1 pkt 1, art. 29 i art. 31 ust. 2 ustawy z 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw, dalej: u.z.s.; art. 63² § 3 pkt 2 Kodeksu pracy; art. 12 ust. 1b ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników). Powołanie go za życia to trzy czynności: pisemne oświadczenie przedsiębiorcy o powołaniu, pisemna zgoda osoby powołanej (obie pod rygorem nieważności) i zgłoszenie zarządcy do CEIDG — przez internet (biznes.gov.pl) albo w urzędzie gminy (art. 6 ust. 1 i art. 9 ust. 2 u.z.s.; art. 8 ust. 2 pkt 1 w zw. z art. 15 ust. 2 ustawy z 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy, dalej: ustawa o CEIDG). Wniosek jest wolny od opłat; przedsiębiorca oświadcza w nim, pod rygorem odpowiedzialności karnej, że zarządca wyraził zgodę (art. 13 w zw. z art. 15 ust. 2 oraz art. 15 ust. 1a ustawy o CEIDG).

Zarządcą może być każda osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych, wobec której nie orzeczono prawomocnie zakazu prowadzenia działalności gospodarczej z art. 373 ust. 1 Prawa upadłościowego ani — jako środka karnego lub zabezpieczającego — zakazu obejmującego działalność przedsiębiorcy lub zarząd majątkiem (art. 8 u.z.s.). Funkcję pełni w jednym czasie jedna osoba (art. 11 ust. 1 u.z.s.). Przedsiębiorca może też udzielić prokury i zastrzec, że z chwilą jego śmierci prokurent stanie się zarządcą (art. 9 ust. 1 pkt 2 u.z.s.), oraz wskazać w CEIDG zarządcę „rezerwowego” na wypadek, gdyby pierwszy zrezygnował, zmarł, utracił zdolność do czynności prawnych lub została ona ograniczona, został odwołany albo prawomocnie orzeczono wobec niego zakaz, o którym mowa wyżej (art. 11 ust. 2 u.z.s.).

Zarząd powołany za życia powstaje z chwilą śmierci (art. 7 ust. 1 pkt 1 u.z.s.): bez notariusza, bez zgody spadkobierców i bez dwumiesięcznego terminu na powołanie zarządcy, który obowiązuje rodzinę, gdy przedsiębiorca nikogo nie wskazał (art. 12 ust. 3, 7 i 10 u.z.s.). Szczegóły: Zarząd sukcesyjny.

Dokument 2: testament notarialny z zapisem windykacyjnym przedsiębiorstwa

Zarządca prowadzi przedsiębiorstwo tymczasowo — co do zasady najdłużej dwa lata od śmierci (art. 59 ust. 1 pkt 7 u.z.s.), a z ważnych przyczyn sąd może przedłużyć zarząd do pięciu lat od śmierci (art. 60 ust. 1 u.z.s.); o tym, kto zostanie jego właścicielem, rozstrzyga dziedziczenie. Bez testamentu przedsiębiorstwo przypada spadkobiercom ustawowym w częściach ułamkowych; przy kilku spadkobiercach powstaje współwłasność, w której decyzje przekraczające zwykły zarząd wymagają zgody wszystkich, a w jej braku — rozstrzygnięcia sądu na żądanie współwłaścicieli mających co najmniej połowę udziałów (art. 1035 i art. 199 k.c.; w okresie zarządu sukcesyjnego zarządca potrzebuje wtedy zezwolenia sądu — art. 22 ust. 2 u.z.s.), a wyjście z niej — działu spadku (art. 1037 § 1 k.c.).

Zapis windykacyjny działa inaczej: wskazana osoba nabywa przedsiębiorstwo jako całość z chwilą śmierci spadkodawcy (art. 981¹ § 2 pkt 3 k.c.), a pozostały majątek może przypaść reszcie rodziny na zasadach ogólnych. Zapisobierca odpowiada za długi spadkowe solidarnie ze spadkobiercami do chwili działu spadku, lecz tylko do wartości przedsiębiorstwa według stanu i cen z chwili otwarcia spadku (art. 1034¹ § 1 i art. 1034³ k.c.). Nabycie przedsiębiorstwa przez zapis windykacyjny albo przez dziedziczenie jest zwolnione z podatku od spadków i darowizn, także dla osoby spoza rodziny, pod warunkiem zgłoszenia nabycia naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie sześciu miesięcy od dnia uprawomocnienia się postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia i prowadzenia przedsiębiorstwa przez co najmniej dwa lata od dnia nabycia (art. 4b ust. 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn).

Trzy zastrzeżenia. Zapis windykacyjny można ustanowić wyłącznie w testamencie notarialnym (art. 981¹ § 1 k.c.). Jest bezskuteczny, jeżeli w chwili śmierci przedmiot zapisu nie należy już do spadkodawcy (art. 981² k.c.) — po przekształceniu działalności w spółkę testament trzeba zaktualizować. Zapis windykacyjny, tak jak darowizna, jest doliczany do podstawy zachowku (art. 993 § 1 k.c.); pominięci zstępni, małżonek lub rodzice zachowują roszczenie o zachowek (art. 991 k.c.; przewodnik Zachowek).

Dokument 3: umowa spółki z klauzulą na wypadek śmierci wspólnika

Wspólnik spółki zaczyna od umowy spółki, bo to ona rozstrzyga o losie jego udziału; jej zmiana wymaga współdziałania pozostałych wspólników — decyzję i projekt można przygotować od razu, podpisy wymagają uzgodnień.

• Spółka cywilna. Umowa może zastrzec, że spadkobiercy wejdą do spółki na miejsce wspólnika (art. 872 k.c.); wskazują wtedy jedną osobę wykonującą ich prawa. Bez tego zastrzeżenia spadkobiercy wchodzą do spółki tylko wtedy, gdy ustanowiono zarząd sukcesyjny, a pozostali wspólnicy nie sprzeciwią się na piśmie w ciągu 14 dni od zawiadomienia przez zarządcę (art. 47 ust. 1–2 u.z.s.); w przeciwnym razie należy im się rozliczenie, a spółka dwuosobowa ulega rozwiązaniu — bez zarządu sukcesyjnego najpóźniej po dwóch miesiącach od śmierci (art. 48 ust. 1 i 3 u.z.s.). Wspólnik spółki cywilnej również może powołać zarządcę sukcesyjnego — to, co zarządca zrobi po jego śmierci, zależy od tej klauzuli (art. 2 ust. 4 i art. 46–47 u.z.s.).
• Spółka jawna. Śmierć wspólnika jest przyczyną rozwiązania spółki, chyba że umowa stanowi inaczej albo pozostali wspólnicy niezwłocznie postanowią o jej trwaniu (art. 58 § 1 pkt 4 i art. 64 k.s.h.). Umowa może przewidywać wstąpienie spadkobierców (wykonują prawa przez jedną osobę — art. 60 k.s.h.) albo ich spłatę. Od 1 stycznia 2020 r. przedmiotem zapisu windykacyjnego może być także ogół praw i obowiązków wspólnika spółki osobowej (art. 981¹ § 2 pkt 5 k.c.); skuteczność zapisu zależy od tego, czy umowa spółki dopuszcza przeniesienie tych praw (art. 10 § 1 k.s.h.).
• Spółka z o.o. Udziały wchodzą do spadku. Umowa może ograniczyć lub wyłączyć wstąpienie spadkobierców (art. 183 k.s.h.), ale tylko gdy określa warunki ich spłaty — inaczej ograniczenie jest bezskuteczne. Gdy zmarły był jedynym członkiem zarządu, jego mandat wygasa wskutek śmierci (art. 202 § 4 k.s.h.); jeżeli pozostali wspólnicy nie mogą sami powołać nowego zarządu, spółka do czasu wykazania przez spadkobierców praw do udziałów pozostaje bez reprezentacji — chyba że za życia powołano drugiego członka zarządu albo prokurenta; w razie potrzeby sąd może ustanowić dla spółki kuratora (art. 42 § 1 k.c.). Prokurent zapewni bieżącą reprezentację, ale nowego zarządu nie powoła — członka zarządu powołuje uchwała wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej (art. 201 § 4 k.s.h.), a spadkobiercy głosują z udziałów zmarłego dopiero po wykazaniu spółce praw do nich (art. 187 § 1 k.s.h.).

Dokument 4: dyspozycja bankowa, pełnomocnictwa i dostępy

Pełnomocnictwo co do zasady wygasa ze śmiercią mocodawcy (art. 101 § 2 k.c.), a umowa rachunku osobistego rozwiązuje się z dniem śmierci posiadacza (art. 59a ust. 1 pkt 1 ustawy – Prawo bankowe); małżonek będący pełnomocnikiem traci dostęp w dniu zgonu. Rachunek związany z działalnością gospodarczą bank prowadzi dalej, jeżeli ustanowiono zarząd sukcesyjny — dysponuje nim wówczas zarządca (art. 59c ust. 1 i 2 Prawa bankowego); bez zarządu dostęp do środków uzyskują dopiero spadkobiercy, którzy wykażą prawa do spadku (art. 1027 k.c.).

Dla rachunków osobistych służy dyspozycja wkładem na wypadek śmierci (art. 56 Prawa bankowego): posiadacz rachunku oszczędnościowego, oszczędnościowo-rozliczeniowego lub lokaty poleca bankowi wypłatę po śmierci wskazanej kwoty małżonkowi, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwu. Łączny limit to dwudziestokrotność przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw bez wypłat nagród z zysku za ostatni miesiąc przed śmiercią — wypłacona kwota nie wchodzi do spadku (art. 56 ust. 2 i 5 Prawa bankowego). Dyspozycja nie obejmuje rachunku rozliczeniowego działalności.

Trzeci element: dostępy i dokumenty. Osoba, która ma przejąć przedsiębiorstwo, powinna już dziś znać systemy, z których ono korzysta (KSeF, e-Urząd Skarbowy, eZUS, bankowość elektroniczna), i mieć w nich własne, imienne uprawnienia (pełnomocnictwa), a nie korzystać z loginu przedsiębiorcy. W jednym miejscu, znanym zarządcy i rodzinie: wypis testamentu, powołanie zarządcy i jego zgoda, umowa spółki, wykaz rachunków i kredytów, dane do domen i systemów sprzedaży.

Dokument 5: porządek w majątku — wspólność małżeńska i darowizna

Przedsiębiorstwo nabyte w czasie małżeństwa należy co do zasady do majątku wspólnego (art. 31 § 1 k.r.o.). Po śmierci przedsiębiorcy do spadku wchodzi tylko jego udział — co do zasady połowa (art. 43 § 1 k.r.o.); drugą zachowuje małżonek jako współwłaściciel przedsiębiorstwa w spadku (art. 2 ust. 2 i art. 3 pkt 2 u.z.s.). Zapis windykacyjny przedsiębiorstwa jest wtedy dopuszczalny (uchwała Sądu Najwyższego z 18 lipca 2012 r., III CZP 46/12), ale zapisobierca nabywa udział spadkodawcy (art. 981² k.c.). Aby przedsiębiorstwo w całości trafiło do jednej osoby, można uczynić zapisobiercą małżonka albo zawrzeć umowę majątkową małżeńską (rozdzielność) z podziałem majątku wspólnego — obie u notariusza (art. 981¹ § 1 k.c., art. 47 § 1 k.r.o.). Rozdzielność majątkowa wywołuje skutki także za życia — przy podziale majątku po rozwodzie (art. 51 k.r.o.) i wobec wierzycieli, którym umowa była wiadoma (art. 47¹ k.r.o.) — dlatego jest decyzją majątkową, nie formalnością sukcesyjną.

Darowizna przedsiębiorstwa za życia ma sens, gdy następca już je faktycznie prowadzi. Darowiznę przedsiębiorstwa sporządza się w praktyce w formie aktu notarialnego: tej formy wymaga oświadczenie darczyńcy (art. 890 § 1 k.c.), a gdy w skład przedsiębiorstwa wchodzi nieruchomość — cała umowa (art. 75¹ § 4 i art. 158 k.c.); bez nieruchomości umowa wymaga co najmniej podpisów notarialnie poświadczonych (art. 75¹ § 1 k.c.). Dla małżonka, zstępnych, wstępnych, pasierba, rodzeństwa, ojczyma i macochy jest zwolniona z podatku od spadków i darowizn pod warunkiem zgłoszenia SD-Z2 w terminie sześciu miesięcy od dnia darowizny (art. 4a ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od spadków i darowizn); przy akcie notarialnym zgłoszenie nie jest wymagane (art. 4a ust. 4 pkt 2 tej ustawy). Zbycie przedsiębiorstwa jako całości pozostaje poza VAT (art. 6 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług); pozostałe skutki podatkowe należy ustalić z doradcą podatkowym. Ryzyka są trzy: utrata kontroli (wykonaną darowiznę można odwołać tylko z powodu rażącej niewdzięczności, w ciągu roku od dowiedzenia się o niej — art. 898 § 1 i art. 899 § 3 k.c.), zachowek (darowizna dla spadkobiercy lub uprawnionego do zachowku jest doliczana bez ograniczenia w czasie — art. 993 § 1 i art. 994 § 1 k.c.) i solidarna z darczyńcą odpowiedzialność obdarowanego za zobowiązania związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, do jego wartości (art. 55⁴ k.c.). Przed darowizną warto uzyskać zaświadczenie o zaległościach podatkowych zbywcy (art. 306g ustawy – Ordynacja podatkowa) — nabywca nie odpowiada za zaległości w nim niewykazane (art. 112 § 6 Ordynacji podatkowej), a jeżeli od wydania zaświadczenia do darowizny upłynie więcej niż 30 dni, odpowiada także za zaległości powstałe w tym okresie (art. 112 § 7 tej ustawy).

Ile to kosztuje

Maksymalne stawki taksy notarialnej z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (netto; notariusz dolicza VAT 23% — art. 146ef ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT — i 6 zł za każdą rozpoczętą stronę wypisu — § 12 ust. 1 rozporządzenia):

• powołanie zarządcy, jego zgoda i wpis do CEIDG — 0 zł (forma pisemna bez notariusza — art. 9 ust. 2 u.z.s.; wniosek jest wolny od opłat — art. 13 w zw. z art. 15 ust. 2 ustawy o CEIDG);
• testament notarialny — 50 zł; z zapisem windykacyjnym — 200 zł (§ 8 pkt 3 i 4a rozporządzenia);
• pełnomocnictwo notarialne — 30 zł (jedna czynność) albo 100 zł (więcej niż jedna czynność; § 8 pkt 8 rozporządzenia);
• umowa majątkowa małżeńska — 400 zł (§ 8 pkt 2 rozporządzenia); podział majątku lub darowizna przedsiębiorstwa w formie aktu notarialnego — taksa od wartości, nie więcej niż 10 000 zł (7 500 zł między osobami z I grupy podatkowej; § 3 pkt 7 i § 5 rozporządzenia);
• zmiana umowy spółki — cywilna: aneks na piśmie (art. 860 § 2 i art. 77 § 1 k.c.); jawna: aneks na piśmie pod rygorem nieważności (art. 23 k.s.h. w zw. z art. 77 § 1 k.c.) i dodatkowo zgłoszenie do KRS (art. 38 pkt 3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym); z o.o.: uchwała zaprotokołowana przez notariusza i wpis do KRS (art. 255 § 1 i 3 k.s.h.); w spółce jawnej i z o.o. zawartej przez internet (S24) postanowienia zmienne umowy można zmienić także uchwałą według wzorca w systemie teleinformatycznym (art. 23¹ § 4 i art. 255 § 4 k.s.h.).

Pytania i odpowiedzi

Czytaj też

Marcin Marusiński — radca prawny (nr wpisu ŁD-M-1936), prowadzi sprawy spadkowe i gospodarcze, w szczególności dotyczące przedsiębiorstw po śmierci właściciela. Autor serwisów spadekpofirmie.pl i pozewdosadu.pl. Więcej: marusinski.pl