Pracownicy, ZUS, VAT i NIP po śmierci właściciela firmy — co wygasa, co trwa, kto płaci
Śmierć przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG nie kończy od razu spraw jego przedsiębiorstwa: umowy o pracę, obowiązki wobec ZUS i urzędu skarbowego, NIP i koncesje mają własne terminy, a odpowiedzi zależą od tego, czy działa zarząd sukcesyjny. Ta strona jest dla rodziny, która musi szybko zdecydować, co z pracownikami i urzędami.
radca prawny Marcin Marusiński · 19 września 2026 · stan prawny: wrzesień 2026
Umowy o pracę — 30 dni na decyzję
Z dniem śmierci pracodawcy umowy o pracę wygasają (art. 63² § 1 Kodeksu pracy). W przypadku przedsiębiorcy wpisanego do CEIDG rozstrzygają jednak trzy wyjątki.
Pierwszy: jeżeli zmarły wpisał za życia do CEIDG zarządcę sukcesyjnego, zarząd powstaje z chwilą śmierci, a umowy trwają do dnia wygaśnięcia zarządu, chyba że wcześniej zakład pracy przejmie nowy pracodawca (art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o zarządzie sukcesyjnym; art. 63² § 3 pkt 2 i § 4 k.p.).
Drugi: jeżeli zarządcy w chwili śmierci nie było, umowy wygasają z upływem 30 dni od dnia śmierci pracodawcy (art. 63² § 5 k.p.); umowa na czas określony, której termin upływa przed tymi 30 dniami, rozwiązuje się z upływem tego terminu (art. 63² § 7 k.p.). Poza przejęciem zakładu przez nowego pracodawcę (wyjątek trzeci) zapobiega temu wyłącznie pisemne porozumienie o kontynuowaniu stosunku pracy na dotychczasowych zasadach, zawarte z pracownikiem przed upływem tych 30 dni przez osobę uprawnioną do czynności zachowawczych (małżonka z udziałem w przedsiębiorstwie, spadkobiercę albo zapisobiercę windykacyjnego — art. 14 ust. 1 ustawy o zarządzie sukcesyjnym) albo przez zarządcę powołanego już po śmierci (art. 63² § 5 k.p.). Umowa kontynuowana na tej podstawie trwa do wygaśnięcia zarządu, a bez zarządcy — do upływu dwóch miesięcy od śmierci, chyba że strony uzgodnią wcześniejszy termin jej rozwiązania (art. 63² § 5, 6, 10 i 11 k.p.; art. 12 ust. 10 ustawy o zarządzie sukcesyjnym).
Trzeci: umowy nie wygasają, jeżeli zakład pracy przejmuje nowy pracodawca (art. 63² § 3 pkt 1 w zw. z art. 23¹ k.p.) — na przykład spadkobierca prowadzący własną działalność, który przejmuje przedsiębiorstwo zmarłego wraz z pracownikami. Nowy pracodawca staje się z mocy prawa stroną dotychczasowych umów o pracę.
Okres od śmierci pracodawcy do wygaśnięcia umowy albo do zawarcia porozumienia jest usprawiedliwioną nieobecnością bez prawa do wynagrodzenia (art. 63² § 8 k.p.). Osoba uprawniona albo zarządca może jednak polecić pracownikowi pracę zgodną z umową, określając okres jej wykonywania i wymiar czasu pracy (art. 63² § 9 k.p.) — za wykonaną pracę wynagrodzenie się należy (art. 80 k.p.).
Pracownikowi, którego umowa wygasła z powodu śmierci pracodawcy, przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia (art. 63² § 2 k.p.). Odszkodowanie i zaległe wynagrodzenia obciążają spadek: wypłaca je zarządca ze środków przedsiębiorstwa w spadku (art. 21 ust. 1 i art. 31 ust. 2 ustawy o zarządzie sukcesyjnym), a bez zarządu odpowiadają za nie spadkobiercy na zasadach art. 1030–1031 k.c. (spadek z długami). Świadectwo pracy wystawia ten, kto wykonuje obowiązki pracodawcy: zarządca, a w jego braku osoby uprawnione do czynności zachowawczych (art. 31 ust. 2 ustawy o zarządzie sukcesyjnym).
ZUS — kto jest płatnikiem i kto wyrejestrowuje pracowników
Płatnikiem składek za pracowników i zleceniobiorców staje się przedsiębiorstwo w spadku; jego obowiązki wykonuje zarządca sukcesyjny, a gdy zarządu nie ma — osoby uprawnione dokonujące czynności zachowawczych (art. 4 pkt 2 lit. zc ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dalej: u.s.u.s.).
Pracownika, którego umowa wygasła, trzeba wyrejestrować z ubezpieczeń (formularz ZUS ZWUA) w terminie 7 dni od wygaśnięcia umowy (art. 36 ust. 11 u.s.u.s.). Wyrejestrowania płatnika (ZUS ZWPA) rodzina nie składa: ZUS sporządza je z urzędu (art. 48b ust. 1 u.s.u.s.) na podstawie informacji o wykreśleniu przedsiębiorcy z CEIDG, którą CEIDG przekazuje do ZUS (art. 31 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy, dalej: ustawa o CEIDG). Nieopłacone składki za okres do dnia śmierci są długiem spadkowym (art. 31 u.s.u.s. w zw. z art. 97 § 1 i art. 98 § 1 Ordynacji podatkowej).
NIP, VAT i PIT — przedsiębiorstwo w spadku jako podatnik
NIP nie wygasa ze śmiercią przedsiębiorcy: przechodzi na przedsiębiorstwo w spadku i wygasa dopiero z wygaśnięciem zarządu sukcesyjnego, a bez zarządu — z upływem dwóch miesięcy od śmierci (art. 12 ust. 1b ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w zw. z art. 12 ust. 10 ustawy o zarządzie sukcesyjnym). Bez zarządcy NIP-em można posługiwać się tylko po złożeniu w urzędzie skarbowym — w ciągu tych dwóch miesięcy — zgłoszenia o kontynuowaniu prowadzenia przedsiębiorstwa (art. 12 ust. 1c i 1d ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników).
VAT: po śmierci podatnika naczelnik urzędu skarbowego wykreśla go z rejestru VAT z urzędu (art. 96 ust. 7 ustawy o VAT) — chyba że zarządca był wpisany do CEIDG za życia; wtedy rejestracja trwa nieprzerwanie (art. 96 ust. 8a ustawy o VAT). Gdy zarządcę powołano po śmierci (po zawiadomieniu naczelnika) albo złożono zgłoszenie o kontynuowaniu, naczelnik przywraca rejestrację bez nowego VAT-R, pod warunkiem niezwłocznego złożenia zaległych deklaracji (art. 96 ust. 8b ustawy o VAT). O wygaśnięciu zarządu lub zaprzestaniu prowadzenia przedsiębiorstwa zawiadamia się naczelnika niezwłocznie, najpóźniej w ciągu 7 dni (art. 96 ust. 7c i 7d ustawy o VAT).
PIT: przedsiębiorstwo w spadku jest odrębnym podatnikiem od dnia śmierci do wygaśnięcia zarządu (przy samym zgłoszeniu o kontynuowaniu — przez dwa miesiące), w roku śmierci na zasadach opodatkowania zmarłego (art. 1a ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych; przy podatku liniowym — art. 9a ust. 4a). Wpłaca zaliczki i składa zeznanie za okres od dnia śmierci (PIT-36S, PIT-36LS albo PIT-28S). Zeznania zmarłego za okres do dnia śmierci rodzina co do zasady nie składa — jego zobowiązanie ustala urząd skarbowy w decyzji o zakresie odpowiedzialności spadkobierców (art. 100 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej); wyjątek: małżonek zmarłego może złożyć wniosek o łączne opodatkowanie, jeżeli spełnia jego warunki (art. 6a ust. 1 ustawy o PIT). Wykaz składników majątku na dzień śmierci i rozliczenie końca zarządu to zadania dla księgowego.
Koncesje i zezwolenia, rachunek bankowy, umowy z kontrahentami
Koncesje, zezwolenia i licencje co do zasady nie wygasają z chwilą śmierci, ale ich utrzymanie wymaga wniosku złożonego w terminie (art. 37 ust. 1 ustawy o zarządzie sukcesyjnym); reguła ta nie dotyczy decyzji, które można wydać wyłącznie osobie fizycznej, ani takich, które z mocy prawa przechodzą na następców (art. 36 tej ustawy). Przy zarządzie sukcesyjnym decyzja wygasa z upływem trzech miesięcy od ustanowienia zarządu, chyba że zarządca złoży w tym czasie wniosek o potwierdzenie możliwości jej wykonywania; od złożenia wniosku z dokumentami i oświadczeniem może wykonywać uprawnienia z decyzji (art. 37 ust. 1 pkt 1, art. 38 ust. 1 i art. 40 ust. 1 ustawy o zarządzie sukcesyjnym). Bez zarządu decyzja wygasa z upływem sześciu miesięcy od śmierci, chyba że właściciel przedsiębiorstwa w spadku złoży wniosek o jej przeniesienie — a właścicielem jest dopiero ten, kto ma prawomocne stwierdzenie nabycia spadku albo zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia (albo małżonek współwłaściciel) (art. 37 ust. 1 pkt 2, art. 42 ust. 1 i art. 3 ustawy o zarządzie sukcesyjnym).
Rachunek firmowy bank prowadzi dalej tylko przy zarządzie sukcesyjnym; dostęp do środków ma zarządca (art. 59c Prawa bankowego), a osoby uprawnione do czynności zachowawczych takiego dostępu nie mają. Umowy z kontrahentami (leasing, najem, terminal płatniczy), poza zależnymi od osobistych przymiotów zmarłego, wykonuje zarządca (art. 29 ustawy o zarządzie sukcesyjnym); do jego ustanowienia — jeżeli umowa ani ustawa nie stanowią inaczej — każda ze stron może powstrzymać się ze spełnieniem świadczenia (kontrahent nie może, gdy osoba uprawniona do czynności zachowawczych zaofiaruje świadczenie wzajemne), a bieg terminów umownych jest zawieszony — najdłużej dwa miesiące od śmierci (art. 30 ust. 1–3 w zw. z art. 12 ust. 10 ustawy o zarządzie sukcesyjnym). Więcej: Firma w spadku.
Gdy zarządu sukcesyjnego nie ma i nie będzie
Do ustanowienia zarządu, a gdy nikt go nie ustanowi — przez dwa miesiące od śmierci, czynności zachowawcze mogą podejmować: małżonek z udziałem w przedsiębiorstwie, spadkobiercy ustawowi i testamentowi oraz zapisobiercy windykacyjni z udziałem w przedsiębiorstwie; po stwierdzeniu nabycia spadku lub zarejestrowaniu aktu poświadczenia dziedziczenia — wyłącznie właściciele przedsiębiorstwa w spadku (art. 12 ust. 10, art. 13 ust. 1 i art. 14 ustawy o zarządzie sukcesyjnym).
Czynności zachowawcze to przede wszystkim spłata wymagalnych zobowiązań powstałych przed śmiercią (w tym wynagrodzeń za pracę sprzed śmierci), przyjmowanie należności, sprzedaż zapasów oraz czynności zwykłego zarządu, jeżeli ciągłość działalności jest konieczna, by zachować możliwość jej kontynuacji lub uniknąć poważnej szkody (art. 13 ust. 1 i 2 ustawy o zarządzie sukcesyjnym). Do tego dochodzą polecenie pracy i porozumienia z pracownikami, kończące się w tym wariancie najpóźniej dwa miesiące po śmierci (art. 63² § 5 pkt 1, § 9 i § 10 k.p. w zw. z art. 12 ust. 10 ustawy o zarządzie sukcesyjnym).
Wniosku o wykreślenie z CEIDG nikt nie składa — CEIDG wykreśla wpis z urzędu niezwłocznie po upływie dwóch miesięcy od śmierci (art. 30 ust. 2 ustawy o CEIDG). Obowiązki pracodawcy wykonują wtedy osoby uprawnione do czynności zachowawczych: wydają świadectwa pracy, wyrejestrowują pracowników z ZUS i wypłacają należności ze środków przedsiębiorstwa w spadku (art. 31 ust. 2 ustawy o zarządzie sukcesyjnym, art. 4 pkt 2 lit. zc u.s.u.s.). Zaległe wynagrodzenia i odszkodowania obciążają spadek (art. 922 § 1 k.c.), a dopóki rachunek firmowy pozostaje zablokowany — do wykazania praw do spadku — nie da się ich wypłacić z tego rachunku (art. 59c Prawa bankowego, art. 1027 k.c.). Majątek i długi przedsiębiorstwa wchodzą do spadku (art. 922 § 1 k.c.), a o przyjęciu albo odrzuceniu spadku decyduje się w terminie sześciu miesięcy od dnia, w którym spadkobierca dowiedział się o tytule swego powołania (art. 1015 § 1 k.c.) — zwykle od dnia śmierci, chyba że o śmierci albo o testamencie dowiedział się później (kalkulator terminów).
Pierwszy tydzień — sześć kroków, gdy są pracownicy
- Sprawdź wpis zmarłego w CEIDG. Jeżeli zmarły wpisał w nim zarządcę sukcesyjnego za życia, zarząd powstał z chwilą śmierci i od tej chwili obowiązki pracodawcy wykonuje zarządca (art. 7 ust. 1 pkt 1 i art. 31 ust. 2 ustawy o zarządzie sukcesyjnym). Jeżeli takiego wpisu nie ma, termin 30 dni na porozumienia z pracownikami biegnie od dnia śmierci (art. 63² § 5 k.p.).
- Ustal, kto z rodziny ma prawo do czynności zachowawczych i wykona obowiązki pracodawcy oraz płatnika składek (art. 14 i art. 31 ust. 2 ustawy o zarządzie sukcesyjnym, art. 4 pkt 2 lit. zc u.s.u.s.).
- Poinformuj pracowników na piśmie, co dalej: porozumienie o kontynuowaniu, polecenie pracy na określony czas albo wygaśnięcie umów z upływem 30 dni i odszkodowanie (art. 63² § 2, 5 i 9 k.p.).
- Zdecydujcie, czy powołać zarządcę u notariusza: jest na to dwa miesiące od śmierci, spadkobierca powołujący zarządcę musi wcześniej przyjąć spadek, a potrzebna jest zgoda osób mających łącznie ponad 85/100 udziałów (art. 12 ust. 1, 3, 7 i 10 ustawy o zarządzie sukcesyjnym; więcej: Zarząd sukcesyjny). Bez zarządu nikt nie ma dostępu do rachunku firmowego do wykazania praw do spadku aktem poświadczenia dziedziczenia albo postanowieniem sądu (art. 59c Prawa bankowego, art. 1027 k.c.).
- Skontaktuj się z księgowym zmarłego: listy płac, dokumenty ZUS, deklaracje VAT. Jeżeli działalność ma być kontynuowana bez zarządcy, złóż w urzędzie skarbowym — w ciągu dwóch miesięcy od śmierci — zgłoszenie o kontynuowaniu prowadzenia przedsiębiorstwa (art. 12 ust. 1c ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników).
- Sprawdź koncesje i zezwolenia: trzy miesiące od ustanowienia zarządu albo sześć miesięcy od śmierci na wniosek (art. 37 ust. 1 ustawy o zarządzie sukcesyjnym). Pozostałe terminy: checklista 72 godzin.
Pytania i odpowiedzi
Czy pracownicy dostają wynagrodzenie za 30 dni po śmierci pracodawcy?
Nie automatycznie. Okres od śmierci do wygaśnięcia umowy albo do zawarcia porozumienia jest usprawiedliwioną nieobecnością bez prawa do wynagrodzenia (art. 63² § 8 k.p.). Wynagrodzenie należy się za pracę wykonaną na polecenie osoby uprawnionej lub zarządcy, a po wygaśnięciu umowy pracownik ma prawo do odszkodowania w wysokości wynagrodzenia za okres wypowiedzenia (art. 63² § 9 i § 2 oraz art. 80 k.p.).
Kto wystawia świadectwo pracy, skoro pracodawca nie żyje?
Uprawnienia i obowiązki pracodawcy wykonuje zarządca sukcesyjny, a gdy go nie ma — osoby uprawnione do czynności zachowawczych (art. 31 ust. 2 ustawy o zarządzie sukcesyjnym). To one wydają świadectwo pracy w dniu wygaśnięcia umowy i wskazują w nim wygaśnięcie stosunku pracy z powodu śmierci pracodawcy (art. 97 § 1 i 2 k.p.).
Czy trzeba składać wniosek o wykreślenie firmy zmarłego z CEIDG?
Nie. Jeżeli zarządu sukcesyjnego nie ma, CEIDG wykreśla wpis z urzędu po upływie dwóch miesięcy od śmierci i sama zawiadamia ZUS oraz urząd skarbowy (art. 30 ust. 2, art. 31 i art. 35 ustawy o CEIDG). Jeżeli zarząd działa, wpis pozostaje z oznaczeniem „w spadku" i jest wykreślany dopiero po wygaśnięciu zarządu (art. 30 ust. 2–5 ustawy o CEIDG).
Czy na fakturach można nadal używać NIP-u zmarłego?
Tak — przy zarządzie sukcesyjnym do jego wygaśnięcia, a bez zarządu do upływu dwóch miesięcy od śmierci, jeżeli osoba uprawniona złożyła w tym czasie w urzędzie skarbowym zgłoszenie o kontynuowaniu prowadzenia przedsiębiorstwa (art. 12 ust. 1b i 1c ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników). Faktury wystawia się wtedy na firmę zmarłego z dodatkiem „w spadku" (art. 17 ust. 1 i 2 ustawy o zarządzie sukcesyjnym). Bez zarządu i bez zgłoszenia nie wolno posługiwać się NIP-em zmarłego, a jego podawanie nie wywołuje skutków podatkowych dla przedsiębiorstwa w spadku (art. 12 ust. 1c i 1d ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników).
Pracownik jest na zwolnieniu lekarskim — czy dostanie zasiłek chorobowy?
To zależy, kiedy zaczęła się niezdolność do pracy. Jeżeli powstała do dnia śmierci pracodawcy i trwa nieprzerwanie po tym dniu, zasiłek chorobowy przysługuje na zwykłych zasadach. Jeżeli powstała później, w okresie usprawiedliwionej nieobecności bez prawa do wynagrodzenia, zasiłek za ten okres nie przysługuje (art. 12 ust. 2 pkt 4 i ust. 2a ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa).
Termin w ciągu 2 dni roboczych. Ocena dokumentów i plan działania na piśmie w 48 godzin.
Czytaj też
Zarząd sukcesyjny
Kto i kiedy może powołać zarządcę, co zarządca może, co z pracownikami, kontem i NIP-em, ile to kosztuje.
Czytaj →Firma w spadku
JDG, spółka cywilna, jawna, z o.o. — co wygasa, co trwa i trzy drogi po okresie przejściowym.
Czytaj →