Pierwsze 72 godziny po śmierci właściciela firmy — lista rzeczy do zrobienia
W pierwszych dniach nikt nie myśli o firmie. Tymczasem kilka decyzji trzeba podjąć szybko — nie dlatego, że ktoś tego wymaga, ale dlatego, że zegar terminów już biegnie. Ta lista porządkuje kolejność.
1. Akt zgonu — kilka odpisów skróconych.
Będą potrzebne u notariusza, w banku, w ZUS, u kontrahentów i w sądzie.
2. Sprawdź wpis w CEIDG
(ceidg.gov.pl, wyszukaj po NIP). Zobacz: czy przedsiębiorca powołał zarządcę sukcesyjnego (widoczny we wpisie), czy ustanowił prokurenta, jaki jest status działalności. Jeśli zarządca jest wpisany — z chwilą śmierci obejmuje zarząd i to on działa dalej (art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw).
3. Jeśli zarządcy nie ma — decyzja rodziny: kto i czy w ogóle.
Zarządcę można powołać u notariusza w ciągu 2 miesięcy od śmierci (art. 12 ust. 7 i 10 ustawy o zarządzie sukcesyjnym); powołuje go małżonek mający udział w przedsiębiorstwie, spadkobierca, który przyjął spadek, albo zapisobierca windykacyjny, który przyjął zapis dający mu udział w przedsiębiorstwie (art. 12 ust. 1), a potrzebna jest zgoda osób mających łącznie ponad 85/100 udziału w przedsiębiorstwie w spadku (art. 12 ust. 3). Umów notariusza w pierwszym tygodniu — nie w ostatnim.
4. Pracownicy.
Jeżeli zarządca nie był wpisany do CEIDG za życia, umowy o pracę wygasają z upływem 30 dni od śmierci pracodawcy — także wtedy, gdy w tym czasie powołacie zarządcę u notariusza — chyba że przed upływem tego terminu małżonek mający udział w przedsiębiorstwie, spadkobierca albo zarządca zawrze z pracownikiem pisemne porozumienie o kontynuowaniu zatrudnienia (art. 63² § 5 k.p.). Poinformuj pracowników, a jeśli firma ma działać — podpisz z nimi takie porozumienia i pilnuj terminu; umowy trwają wtedy do upływu 2 miesięcy od śmierci, a jeśli powołacie zarządcę — do wygaśnięcia zarządu (art. 63² § 10 i 11 k.p.).
Podaj adres e-mail, a odblokujemy ją od razu na ekranie (nic nie instalujesz, nie zakładasz konta).
Adres wykorzystamy, aby udostępnić Ci listę; wiadomości ze wskazówkami wyślemy tylko przy zaznaczonej zgodzie. Szczegóły: polityka prywatności.
5. Rachunek bankowy.
Bank po informacji o śmierci blokuje rachunek osoby fizycznej — także firmowy. Rachunek firmowy bank prowadzi dalej, jeżeli ustanowiono zarząd sukcesyjny, i wtedy dostęp odzyskuje zarządca sukcesyjny (art. 59c ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe); bez zarządu spadkobiercy uzyskają dostęp dopiero po stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowaniu aktu poświadczenia dziedziczenia (art. 1027 k.c.). Do tego czasu z rachunku firmowego nie da się płacić ani pobierać. To częsty powód, dla którego przedsiębiorstwo „staje” w drugim tygodniu.
6. Kontrahenci i umowy w toku.
Zrób listę: zamówienia, umowy stałe, najem, leasing, kredyty, ubezpieczenia, abonamenty. Poinformuj kluczowych kontrahentów. Nie zaciągaj nowych zobowiązań w imieniu przedsiębiorstwa, dopóki nie wiesz, kto ma do tego prawo.
7. Czego nie robić.
Nie wypłacaj pieniędzy „na wszelki wypadek”, nie sprzedawaj majątku, nie spłacaj wybranych wierzycieli z własnej kieszeni. Dozwolone są czynności zachowawcze — spłata wymagalnych zobowiązań firmy powstałych przed śmiercią, odbiór należności, zabezpieczenie towaru (art. 13 ust. 1 ustawy o zarządzie sukcesyjnym) — ale to, co wygląda jak rozporządzanie spadkiem, może zaszkodzić przy późniejszym odrzuceniu (kto zarządzał spadkiem, a potem go odrzucił, rozlicza się z tymi, którzy doszli do spadku zamiast niego, jak przy prowadzeniu cudzych spraw bez zlecenia — art. 1021 k.c.) albo w sporze ze współspadkobiercami.
8. Testament.
Przejrzyj dokumenty zmarłego; zapytaj notariusza o Notarialny Rejestr Testamentów. Kto ma testament, musi złożyć go w sądzie spadku, gdy dowie się o śmierci spadkodawcy, chyba że złożył go u notariusza (art. 646 § 1 k.p.c.).
9. Długi.
Zanim zdecydujesz o przyjęciu spadku: księgi (KPiR/księgi rachunkowe), umowy kredytowe, Krajowy Rejestr Zadłużonych, księgi wieczyste nieruchomości, ewentualne postępowania komornicze. Na odrzucenie masz 6 miesięcy od dnia, w którym dowiedziałeś się o tytule swojego powołania (art. 1015 § 1 k.c.) — nie czekaj do ostatniego miesiąca.
10. ZUS i urząd skarbowy.
Zasiłek pogrzebowy (wniosek w ciągu 12 miesięcy od dnia śmierci — art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych). Przedsiębiorstwo w spadku rozlicza się dalej pod NIP-em zmarłego (art. 12 ust. 1b ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników) — to zadanie zarządcy (art. 7a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa); bez zarządu NIP-em zmarłego można posługiwać się tylko przez 2 miesiące od śmierci i tylko po zgłoszeniu do urzędu skarbowego o kontynuowaniu prowadzenia przedsiębiorstwa (art. 12 ust. 1c ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników) — potem trzeba zamknąć rozliczenia.
11. Dostępy cyfrowe.
Konto w CEIDG, bankowość, systemy sprzedażowe, domena i poczta firmowa, telefon służbowy. KSeF: dostęp zmarłego wygasa razem z jego uwierzytelnieniem — zarządca sukcesyjny wskazuje osobę, która loguje się własnym profilem zaufanym w kontekście NIP przedsiębiorstwa w spadku (z KSeF korzystają podatnik i osoby, którym nadano uprawnienia — art. 106nb ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). Bez tego nie wystawisz faktury ustrukturyzowanej, którą podatnicy co do zasady muszą wystawiać w KSeF (art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT); wyjątki, m.in. dla faktur na rzecz konsumentów, przewidują art. 106ga ust. 2 oraz — do 31 grudnia 2026 r. — art. 145m i 145n tej ustawy.
12. Prawnik.
Jeśli w firmie są pracownicy, kredyty, wspólnicy albo majątek wart więcej niż kilkadziesiąt tysięcy — porozmawiaj z prawnikiem w pierwszym tygodniu, póki biegną jeszcze terminy 30 dni i 2 miesięcy. Opisz sprawę →
