Notariusz czy sąd: akt poświadczenia dziedziczenia a stwierdzenie nabycia spadku — koszty, czas i „dobrodziejstwo inwentarza"

Dwa dokumenty, ten sam skutek

Prawo przewiduje dwie równorzędne drogi: postanowienie sądu rejonowego właściwego dla ostatniego miejsca zwykłego pobytu spadkodawcy (sądu spadku) albo akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony przez dowolnego notariusza w Polsce (art. 1025 § 1 k.c., art. 507 i art. 628 k.p.c.). W razie zbiegu obu dokumentów pierwszeństwo ma jednak postanowienie sądu, a sąd spadku uchyla akt (art. 1025 § 3 k.c., art. 669¹ § 1 k.p.c.). Zarejestrowany akt ma skutki prawomocnego postanowienia (art. 95j § 1 Prawa o notariacie, dalej: pr. not.), a gdy ustawa wiąże początek lub koniec terminu z dniem uprawomocnienia się postanowienia, liczy się dzień rejestracji aktu (art. 95p pr. not.).

Oba dokumenty odpowiadają na pytanie: kto dziedziczy, w jakim udziale i w jaki sposób przyjął spadek (art. 677 § 1¹ k.p.c., art. 95f § 1 pkt 5–6a pr. not.). Nie dzielą majątku ani — poza przedmiotem zapisu windykacyjnego — nie wymieniają składników spadku i długów (art. 677 § 2 k.p.c., art. 95f § 1 pkt 7a pr. not.). Oba trafiają do Rejestru Spadkowego (art. 95h § 1 pr. not., art. 679¹ k.p.c.), w którym można sprawdzić, czy po danej osobie taki dokument już istnieje (art. 95i § 2 pr. not.).

Kiedy notariusz może, a kiedy odmówi

Notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego tylko wtedy, gdy łącznie spełnione są następujące warunki:

• w spisaniu protokołu dziedziczenia biorą udział wszystkie osoby zainteresowane: każdy, kto może wchodzić w rachubę jako spadkobierca ustawowy lub testamentowy, oraz zapisobiercy windykacyjni — przy testamencie także pominięci w nim spadkobiercy ustawowi; kto skutecznie odrzucił spadek, przestaje być osobą zainteresowaną (art. 95aa i art. 95b pr. not.);
• wszyscy zgodnie żądają poświadczenia dziedziczenia i składają, pod rygorem odpowiedzialności karnej, oświadczenia m.in. o testamentach i o innych osobach mogących dziedziczyć (art. 95c § 1 i § 2 pkt 1–3 pr. not.);
• po spadkodawcy nie wydano już postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku ani nie sporządzono innego aktu, w sądzie nie toczy się sprawa o stwierdzenie nabycia spadku, a wszystkie testamenty, także odwołane, zostały otwarte i ogłoszone — notariusz robi to sam, protokołem otwarcia i ogłoszenia testamentu (art. 95c § 2 pkt 4, art. 95d i art. 95e § 2 pkt 1 i 2 pr. not.);
• testament nie jest testamentem szczególnym, np. ustnym — taki potwierdza wyłącznie sąd (art. 95a pr. not.);
• nie ma wątpliwości co do jurysdykcji krajowej, treści właściwego prawa obcego, osoby spadkobiercy i wysokości udziałów, a przy zapisie windykacyjnym — także co do zapisobiercy i przedmiotu zapisu (art. 95e § 1 pr. not.).

W przeciwnym razie notariusz odmawia sporządzenia aktu (art. 95e pr. not.). Odmowę można zaskarżyć zażaleniem do sądu okręgowego w terminie tygodnia (art. 83 § 1 pr. not.), ale w praktyce to wejście na drogę sądową, której poprzez czynność przed notariuszem próbowano uniknąć. Nie wszyscy muszą stawić się jednego dnia w kancelarii notarialnej: na wniosek jednej z osób zainteresowanych notariusz sporządza projekt protokołu dziedziczenia, który pozostałe osoby potwierdzają przed nim albo przed innym notariuszem (art. 95ca § 1, 3 i 5 pr. not.).

Czas i koszty: jedna wizyta czy miesiące

U notariusza całość — protokół dziedziczenia, otwarcie testamentu, oświadczenia o przyjęciu spadku, akt i wpis do Rejestru Spadkowego — można zamknąć w jednej lub dwóch wizytach: notariusz rejestruje akt niezwłocznie po sporządzeniu (art. 95h § 1 pr. not.) i wydaje wypisy.

W sądzie: wniosek z opłatą i odpisami aktów stanu cywilnego, rozprawa z wezwaniem potencjalnych spadkobierców (art. 669 k.p.c.), zapewnienie spadkowe (art. 671 k.p.c.), otwarcie testamentu (art. 670 § 1 k.p.c.), postanowienie, które musi się uprawomocnić, wpis do Rejestru Spadkowego (art. 679¹ k.p.c.) i odpis ze stwierdzeniem prawomocności. Nawet w sprawie bezspornej trzeba doliczyć oczekiwanie na rozprawę i uprawomocnienie się postanowienia; spór o testament lub krąg spadkobierców wydłuża postępowanie o kolejne rozprawy i ewentualną apelację. Przed upływem sześciu miesięcy od śmierci obie drogi wymagają, aby wszyscy znani spadkobiercy złożyli już oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku (art. 1026 k.c.) — u notariusza, jeśli nie złożono ich wcześniej, składa się je w samym protokole dziedziczenia (art. 95c § 3 pr. not.). To oświadczenie przesądza sposób przyjęcia (art. 1012 k.c.) — w spadku z długami należy oświadczyć przyjęcie z dobrodziejstwem inwentarza, nie przyjęcie proste, przy którym spadkobierca odpowiada za długi bez ograniczenia (art. 1031 § 1 k.c.); gdy długi wyraźnie przewyższają majątek, warto rozważyć odrzucenie spadku.

Koszty u notariusza (stawki maksymalne z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej, art. 5 § 1 pr. not.; notariusz dolicza 23% VAT — art. 41 ust. 1 w zw. z art. 146ef ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług): protokół dziedziczenia — 100 zł (§ 10a ust. 2); akt poświadczenia dziedziczenia — 50 zł, przy zapisie windykacyjnym stawka jest wyższa (§ 10a ust. 1 i 1a); protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu — 50 zł (§ 10a ust. 3); oświadczenie o przyjęciu lub odrzuceniu spadku — 50 zł (§ 8 pkt 9); wypisy — 6 zł za każdą rozpoczętą stronę (§ 12 ust. 1); wpis do Rejestru Spadkowego — 5 zł (§ 1 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 7 września 2016 r. w sprawie sposobu uiszczania i wysokości opłat za wpisy dokonywane w Rejestrze Spadkowym przez notariusza albo sąd). W prostej sprawie z dziedziczeniem ustawowym: 150 zł netto (184,50 zł z VAT) plus 5 zł, wypisy (6 zł za każdą rozpoczętą stronę) i ewentualne oświadczenia (po 50 zł) — przy kilku spadkobiercach łącznie kilkaset złotych z VAT.

Koszty w sądzie: opłata od wniosku o stwierdzenie nabycia spadku — 100 zł (art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, dalej: u.k.s.c.) plus 5 zł za wpis do Rejestru Spadkowego (art. 95i § 5 pr. not. i § 1 rozporządzenia o opłatach za wpisy w Rejestrze Spadkowym); wniosek o odebranie oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku — 100 zł (art. 49 ust. 1 pkt 4 u.k.s.c.); odpis postanowienia ze stwierdzeniem prawomocności — 20 zł za każde rozpoczęte 10 stron (art. 77 ust. 1 pkt 2 u.k.s.c.). Kto nie jest w stanie ponieść tych kosztów bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny, może wnioskować do sądu o zwolnienie od kosztów sądowych (art. 102 ust. 1 u.k.s.c.) albo — do sądu rejonowego swojego miejsca zamieszkania — o zwolnienie od wynagrodzenia notariusza (art. 6 § 1 pr. not.).

„Z dobrodziejstwem inwentarza" w akcie — co to znaczy, a czego nie przesądza

Od 15 listopada 2023 r. akt poświadczenia dziedziczenia i postanowienie sądu określają sposób przyjęcia spadku (art. 95f § 1 pkt 6a pr. not., art. 677 § 1¹ pkt 4 k.p.c.). Wpis „z dobrodziejstwem inwentarza" oznacza, że spadkobierca odpowiada za długi spadkowe tylko do wartości stanu czynnego spadku, czyli jego aktywów (art. 1031 § 2 k.c.). Wynika on z oświadczenia złożonego przed notariuszem lub w sądzie albo z milczenia: kto w ciągu sześciu miesięcy od dnia, w którym dowiedział się o tytule swego powołania, nie złożył oświadczenia, przyjmuje spadek z dobrodziejstwem inwentarza z mocy ustawy (art. 1015 § 1 i 2, art. 1018 § 3 k.c.).

Sam wpis nie ustala wartości spadku ani długów; wysokość granicy odpowiedzialności wynika dopiero z wykazu albo spisu inwentarza:

• wykaz inwentarza — zestawienie aktywów i długów sporządzane przez samego spadkobiercę, składane na urzędowym formularzu w sądzie (bez opłaty sądowej, bo u.k.s.c. jej nie przewiduje — art. 3 ust. 1 i art. 49 ust. 1 u.k.s.c.) albo przed notariuszem, który obejmuje je protokołem (art. 1031¹ § 1 i art. 1031² § 1 k.c.);
• spis inwentarza — sporządzany przez komornika na podstawie postanowienia sądu spadku (opłata od wniosku 100 zł, art. 49 ust. 1 pkt 3 u.k.s.c.) albo na wniosek złożony bezpośrednio komornikowi (art. 637 § 1 i art. 637¹ § 1 k.p.c.); opłata komornicza 400 zł plus wydatki, w tym koszt biegłego (art. 40 pkt 2 i art. 6 pkt 1 ustawy o kosztach komorniczych).

Kto podstępnie pominie w wykazie składniki majątku albo wpisze nieistniejące długi, traci ograniczenie odpowiedzialności (art. 1031 § 2 zd. 2 k.c.). Źródła długów i zasady spłaty wierzycieli opisuje poradnik o spadku z długami.

Po co ten dokument bankowi, spółce i urzędom

Wobec osób trzecich, które nie roszczą sobie praw do spadku z tytułu dziedziczenia, spadkobierca może udowodnić dziedziczenie wyłącznie stwierdzeniem nabycia spadku albo zarejestrowanym aktem poświadczenia dziedziczenia (art. 1027 k.c.). W spadkach transgranicznych — gdy majątek albo spadkobiercy są w innym państwie Unii Europejskiej — prawa do spadku można wykazać także europejskim poświadczeniem spadkowym (art. 62 ust. 1 i art. 63 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 650/2012), które w Polsce wydaje sąd albo notariusz (art. 1142¹ k.p.c., art. 95q pr. not.). Bank bez takiego dokumentu wypłaci co do zasady tylko zwrot kosztów pogrzebu i kwoty z dyspozycji na wypadek śmierci (art. 55 ust. 1 pkt 1 i art. 56 ustawy – Prawo bankowe); rachunki zmarłego przedsiębiorcy, także firmowy, pozostają zablokowane — wyjątkiem jest rachunek firmowy, gdy działa zarządca sukcesyjny: bank prowadzi go dalej, a dysponuje nim zarządca (art. 59c ust. 1 i 2 Prawa bankowego). Spadkobiercy nie zawiadomią skutecznie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością o przejściu udziałów, więc nie wykonają praw wspólnika ani nie powołają nowego zarządu, gdy zmarły był jego jedynym członkiem (art. 187 § 1 Kodeksu spółek handlowych w zw. z art. 1027 k.c.).

Właścicieli przedsiębiorstwa w spadku po osobie prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą ustala się według aktu lub postanowienia (art. 3 pkt 1 ustawy o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej); do tego czasu nie da się w praktyce zbyć przedsiębiorstwa ani wnieść go do spółki, bo nabywca musi wiedzieć, od kogo nabywa (art. 1027 k.c.), a w sądowym dziale spadku sąd najpierw sam stwierdzi nabycie spadku (art. 681 k.p.c.). Czas daje zarząd sukcesyjny: zarządca prowadzi działalność pod dotychczasowym NIP-em (art. 12 ust. 1b ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników) co do zasady do dwóch lat od śmierci, a gdy przedsiębiorstwo nabywa w całości jeden spadkobierca albo zapisobierca windykacyjny — do dnia zarejestrowania aktu lub uprawomocnienia się postanowienia (art. 59 ust. 1 pkt 2 i 7 oraz art. 60 ust. 1 ustawy o zarządzie sukcesyjnym). Szczegóły: poradnik o zarządzie sukcesyjnym.

Co zabrać do notariusza

• odpis skrócony aktu zgonu i numer PESEL spadkodawcy,
• odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców ustawowych (akt małżeństwa spadkodawcy, akty urodzenia dzieci, a po zmianie nazwiska także akty małżeństwa),
• oryginał każdego testamentu, także odwołanego,
• dowody osobiste wszystkich stawających,
• wypisy wcześniej złożonych oświadczeń o przyjęciu lub odrzuceniu spadku,
• numery ksiąg wieczystych nieruchomości ze spadku,
• informację, czy zmarły prowadził działalność gospodarczą i czy ustanowiono zarząd sukcesyjny.

Małżonek, zstępni, wstępni, pasierb, rodzeństwo, ojczym i macocha mają sześć miesięcy od dnia zarejestrowania aktu albo uprawomocnienia się postanowienia na zgłoszenie nabycia spadku na formularzu SD-Z2 (warunek zwolnienia z podatku — art. 4a ust. 1 pkt 1 i ust. 1a ustawy o podatku od spadków i darowizn); datę wyliczy kalkulator terminów.

Pytania i odpowiedzi

Czytaj też

Marcin Marusiński — radca prawny (nr wpisu ŁD-M-1936), prowadzi sprawy spadkowe i gospodarcze, w szczególności dotyczące przedsiębiorstw po śmierci właściciela. Autor serwisów spadekpofirmie.pl i pozewdosadu.pl. Więcej: marusinski.pl